El arte de los emails breves

Original – Octubre 7 de 2009

Es con las palabras así como con los rayos de sol. Mientras más condensadas estén, más profundamente queman.
- Robert Southey

Los emails, para algunos de nosotros, son como una plaga. Se esparcen rápidamente, infectándote hasta que estés cubierto en llagas y no puedas hacer nada útil, hasta que al final la plaga llena las calles de cadáveres.

OK, tal vez los emails no son exactamente como una plaga, pero pueden ocupar tu día entero si se los permites. Aquí es donde ingresa el arte de la brevedad.

Domina el arte de escribir emails concisos, y comunicarás información esencial sin tomarte mucho tiempo – tanto el tuyo como el de quien recibe el email.

También estarás animando a quien responde a que sea breve con tu propia brevedad. Y eliminando el parloteo, también te conviertes en un mejor escritor.

Algunos consejos para escribir emails breves:


* No escribas nada en la línea de asunto. Este consejo es controversial, ya que muchas personas creen que la línea de asunto es clave para alguien revisando su bandeja de entrada.

Personalmente, yo miro a la persona quien envió el email para determinar si voy a leer ese email, y yo usualmente puedo leer la primera linea del email en Gmail desde la bandeja de entrada.

Siendo así, la línea de asunto es irrelevante. Simplemente ve directo al mensaje y olvida la meta data (es decir, la información sobre la información).

El contenido es la meta data. Si quien recibe el correo te conoce, él o ella abrirá el correo.

Nota: Algunas personas consideran que esto es rudo, así que ten cuidado con las expectativas de quien recibe tu email.

Con amigos, familia y compañeros de trabajo cercanos, no poner nada en la línea de asunto está bien.

Para emails más formales, tu querrás añadir una línea de asunto, y podrías no seguir cada una de las reglas siguientes.


* Escribe solo unas pocas oraciones en el email. Desde hace mucho tiempo he sido defensor de la regla de las 5 oraciones, y de hecho, si puedes reducir tu correo a solo 2 o 3 oraciones, eso sería aún mejor.

Poner un límite te fuerza a ser breve – igual que un haiku.


* No incluyas un saludo. Claro, la etiqueta educada dicta que debes saludar, pero nosotros más que todo enviamos emails a amigos o a compañeros de trabajo o a familiares, y la verdad, ¿a quien le importa el saludo?

Su tiempo es valioso. Ve directo al mensaje.


* No incluyas firma. Odio las firmas largas, especialmente por alguien con quien hablo regularmente.

Yo ya sé toda tu información – ¿por qué me la sigues enviando? Termina tu mensaje tan brevemente como te sea posible. Mi firma usualmente es: -leo, pero si yo de verdad conozco a la persona, no la incluiré.


* Limita el tema. Si tú encuentras que necesitas escribir emails largos, usualmente la razón es porque estás intentando hablar sobre muchas cosas a la vez.

Esto tiende a crear problemas – quien recibe tu email podría saltarse ciertas partes, por ejemplo. Quédate dentro de un solo tema por el momento, y ve al punto.


* Edita. Lo sé, tu quieres escribirlo y enviarlo y olvidarte de eso. Bien, para quien recibe tu email, eso es rudo. Estás diciendo que no merecen un buen email.

No estoy diciendo que debes gastar horas forjando perfectamente cada email, pero si puedes tomarte 10 segundos para volver a leer el email que escribiste y remover oraciones y palabras innecesarias, estarás haciéndole un favor a quien recibirá tu email (y a ti mismo).


* Considera no enviarlo. A veces el email es innecesario. Antes de enviarlo, o inclusive antes de escribirlo, considera si ellos realmente necesitan un "gracias" o un "entendido" u otro mensaje así.

A veces todo está bien, pero si la persona te envía un email de "entendido", ¿de verdad necesitas responder con "gracias"? Simplemente sigue con lo tuyo.


Si conoces gente que necesite leer este artículo, porfa envíaselos por email. Brevemente.

Si te toma muchas palabras decir lo que tienes en la mente, piénsalo más a fondo.
- Dennis Roth


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