Viviendo sin papel, digitalizando

Todos estamos viviendo en un mundo digital - esta aclamación tal vez es obvia, pero si es obvia, ¿por qué aún tenemos tantos papeles en las oficinas?

Aunque en una época yo vivía manejando papel, hace muchos años empecé a re-examinar mis presunciones a medida que las cosas se volvían más y más digitales.

¿Realmente necesito que esto sea una forma en papel?

La respuesta en todos y cada uno de los casos era "no".

La única razón por la que no puedes cambiar algo de papel a digital es que alguien - tal vez tú mismo, un cliente, un jefe - no está dispuesto a cambiar la forma en que se hacen las cosas.

Ellos no quieren encontrar formas nuevas de hacer las cosas, ya que puede ser difícil.

Seguro, cambiar de papel a digital toma algo de trabajo, pero piensa en la recompensa:

Una oficina que no tiene montañas de papeles, que no tiene gabinetes enormes llenos de archivos en papel, que no tiene que gastar tanto en productos de papel y desperdiciar tantos recursos naturales.

Una oficina digital es una oficia minimalista en muchas formas:

Por un lado, la información ocupa mucho menos espacio, lo cual significa que se necesita menos espacio de almacenamiento y en toda la oficina habrá menos papeles regados por ahí.

Es mucho menos trabajo, ya que no tienes que mover cosas de digital a papel (imprimir), luego enviarla físicamente a alguien en tu oficina (o peor, fuera de la oficina), luego moverla de papel a digital (ingreso de información), y así.

Además, se le puede hacer búsqueda a los archivos digitales usando el computador, mientras que encontrar información en archivos en papel toma mucho más tiempo.

Así que sí, toma un poco de trabajo dejar el papel, pero la recompensa es grande, especialmente para el minimalista.


Cómo vivir sin papel


Lo principal es considerar cada trozo de papel, cada forma en papel, cada nota en papel, y preguntarte si esta necesita estar en papel, y si puede hacerse digital o no.

Casi te garantizo que la respuesta es:

No (no necesita estar en papel), y sí (puede hacerse digital).

Algunos ejemplos:

* Imprimir cosas para leer - Si quieres imprimir cosas para leerlas, detente. Léelas digitalmente. Esa fue fácil.

* Deja de mantener archivos en papel - Yo solía imprimir cosas y guardar el papel en carpetas. Ahora, simplemente lo mantengo todo digitalmente, y lo puedo buscar en mi computador.

* Mata los faxes - Si tu oficina aún usa faxes, detente ahora – esa es una tecnología obsoleta.

Todo lo que puede ser enviado por fax puede enviarse por email. Eso podría significar que tienes que escanear documentos, pero puedes hacerlo.

* Deja de enviar memos y cartas en papel - Y deja de circular documentos en forma de papel.

No sé si la gente aún hace esto, pero el email ha reemplazado esos usos.

* Convierte todos los formularios en formularios online - Permite que la gente inicie sesión en un sitio web y llenen el formulario allí.

Ahora ya no necesitas ingresar tu información en formas de papel, y puedes ahorrar mucho en costos de impresión.

* Facturación diaria - Hay mucho software excelente que puede hacer esto.

* Paga por cosas digitalmente - Deja de usar cheques. Usa tu cuenta de ahorros o Paypal.

* Detén las facturas en papel, avisos, catálogos y hojas informativas - Detén todo lo que recibes por correo físico en forma de papel. Eliminarlas requiere una llamada telefónica cada una.

* Detén los contratos impresos para firmarlos y luego enviarlos a otro lugar - Usa un servicio online de firma de contractos, como echosign.com - yo lo he usado y es rápido, fácil, y no requiere ni imprimir ni enviar nada por correo físico.

También es totalmente legal.

Nuevamente, estos solo son unos ejemplos.

Tu situación será diferente, y la dificultad de vivir sin papel variará de oficina a oficina.

Tal vez no puedas eliminar el papel, pero probablemente podrás reducirlo.


Digitalizando tus cosas físicas


Probablemente tienes muchas cosas que están en forma de papel o en algún otro tipo de formato digital físico, como DVDs o CDs.

Estos pueden ser digitalizados y almacenados en el computador, y las formas físicas pueden tirarse o regalarse.

Yo he hecho esto para casi todo, de fotos a objetos de recuerdo a archivos en papel a DVDs y CDs.

El resultado es que no tengo necesidad de todo ese desorden, y todo es guardado usando espacio no-físico.

También toma un poco de trabajo, pero si lo haces poco a poco, no es difícil.

Unas cosas a mencionar:

* Digitaliza las fotos - Si tienes muchas fotos viejas impresas puedes escanearlas poco a poco. También puedes enviarlas a una compañía que lo hará por ti.

* Toma fotos de recuerdo - ¿Tienes pequeños objetos o papeles que tienen valor sentimental? Tómales una foto digital y deshazte del objeto - los recuerdos han sido capturados.

* Escanea papeles - Nuevamente, esto puede hacerse poco a poco, o contrata a un adolescente (tu hijo o el de un vecino o familiar) para que los escanee, o envíalos a una compañía que los escanee por ti.

* Digitaliza tus CDs y DVDs - Hay muchos programas que copiarán el contenido de un CD o DVD, y luego puedes guardar todas tus canciones y películas en tu computador y tener ese contenido accesible usando un programa como iTunes. Puedes digitalizar una pila de discos en una tarde.

"... en todas las coas, la excelencia suprema es la simplicidad."
- Henry Wadsworth Longfellow


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