Espacio de trabajo minimalista

¿Qué tan minimalista es tu espacio de trabajo?

Un espacio de trabajo sin desorden es una cosa hermosa.

La definición de un espacio de trabajo minimalista será diferente para cada persona.

Yo pienso que el espacio de trabajo más extremamente minimalista no tendría ni escritorio, ni papeles, ni computador o nada de esas cosas - solo tú.

Tú pensarías, tú hablarías, tal vez te sentarías en el piso.

Por supuesto, eso no funcionará para la mayoría de nosotros, así que es más útil mirar nuestros requerimientos mínimos, y enfocarnos en crear un espacio de trabajo que satisface lo esencial y nada más.

Así que el primer paso es que consideres tus requerimientos para trabajar, y que es lo esencial para tu flujo de trabajo.

Si es posible, organiza y simplifica ese flujo de trabajo y esos requerimientos.

Luego, una vez hayas reducido hasta lo mínimo, mira cual sería la configuración mínima para esas cosas esenciales y tu flujo de trabajo. Elimina todo lo innecesario.


¿Cuáles son tus requerimientos?


Es interesante notar que lo que tú piensas que son tus requerimientos podrían no ser lo mínimo. Estos tal vez sean solo aquello a lo que estás acostumbrado hacer.

Me pongo a mí mismo como ejemplo:

Yo solía trabajar con mucho papel, archivos, notas adhesivas, y todos los implementos de oficina comunes (esferos, lápices, cuadernos, libretas, cosedora, perforadora, tablero acrílico, calendario, organizador personal, etc.)

Pero luego me di cuenta de que era posible trabajar sin papel, y he eliminado la necesidad de todas esas cosas.

De hecho, como he eliminado el papel, he eliminado la necesidad de tener cajones.

Ahora, puede que tú no tengas ese lujo, y puede que tú no quieras irte a ese extremo.

Tus necesidades son diferentes a las mías - pero el punto es ver si es posible cambiar la forma en la que trabajas, para que aún puedas completar lo esencial, sin los mismos requerimientos.

Vale la pena por lo menos pensarlo - y si haces cambios, como yo los hice, podrías encontrar que cambiar las cosas en porcentajes pequeños es mejor.

Yo no eliminé el papel todo de una vez - lo hice por pasos, eliminando diferentes necesidades hacia el papel, una a la vez.


Mi configuración minimalista


Básicamente, tengo una iMac y un escritorio muy minimalista, sin cajones, impresora, papeles, archivos o herramientas de oficina.

En estos días yo trabajo desde casa y hago todo por Internet.

Tengo un teléfono (en otro lado de la casa, para que no me moleste) y un celular (también en otro lugar), pero no tengo una PDA, ni iPod, ni impresora (aunque mi esposa ha comprado una para sus necesidades), ni scanner, ni máquina de fax, ni ninguna cosa así.

Yo no imprimo nada, y no uso fax (una tecnología obsoleta).

En mi computador, yo más que todo solo uso el navegador, ya que hago casi todo por Internet.

También uso programas de texto para escribir, y otro par de programas para subir archivos y editar fotos.

Todas mis necesidades de organización se satisfacen en el computador:

Libreta de direcciones, Gmail, archivos de texto para listas de tareas, diligencias e ideas para proyectos, Gcal para mi horario.


Consejos para crear tu propio espacio de trabajo minimalista


No tienes que tener la configuración que yo tengo, pero una vez hayas determinado tus necesidades mínimas, he aquí algunos consejos para hacer que tu espacio de trabajo sea tan minimalista como sea posible.

No todos estos consejos funcionarán para ti, así que elije aquellos que funcionarán mejor con tu flujo de trabajo.

* Ten una bandeja de entrada física - Si el papel es parte de tu vida, mantén una bandeja encima de tu escritorio y asegúrate de que TODOS los papeles, incluyendo mensajes telefónicos y notas adherentes, vayan en esa bandeja.

Tal vez tengas que entrenar a dos compañeros de trabajo para que pongan papeles en tu escritorio si no están acostumbrados aún a hacer esto.

No dejes papeles regados encima de tu escritorio, a menos que estés trabajando en ellos en ese momento.

También podrías tener una carpeta de "trabajo en progreso" para papeles en los que estás trabajando, pero no en ese momento.

Pon esta carpeta de cosas en progreso en un cajón, de tal forma que esté fuera de vista.

* Completa tu bandeja cada día - Nada debe regresar a esa bandeja una vez lo hayas procesado - tu bandeja de entrada no es un cajón.

Para completar tu bandeja, procesa desde el tope, un elemento a la vez.

Toma decisiones rápidas para cada elemento, y realiza una acción:

Archivar inmediatamente, botar, re-enviar a alguien más, tomar acción inmediata, o ponerlo en tu lista de tareas en tu carpeta de acción para realizar una acción luego.

* Despeja tu escritorio - Además de tu computador, tu bandeja de entrada, tu teléfono, y tal vez una foto de un ser querido, no debería haber nada más encima de tu escritorio.

No deben haber papeles (de nuevo, solo si estás trabajando en ellos), notas, cosedoras o esferos u otra chatarra.

Despeja tanto como te sea humanamente posible.

Si quieres incluir otro par de cosas esenciales deberías, pero asegúrate de que esas cosas de verdad verdad necesiten estar ahí.

Mantén tu escritorio tan despejado como te sea posible, ya que un escritorio despejado es un ambiente de trabajo relajado.

Usa el método de despejar en el capítulo sobre Despejar el Cacharro.

* Deshazte de cualquier cachivache - Esto va con el consejo de arriba, pero muchas personas ni siquiera piensan en todos los cachivaches que tienen encima de sus escritorios.

Usualmente son innecesarios. ¡Tíralos!

* Despeja las paredes - Muchas personas tienen todo tipo de cosas pegadas en sus paredes.

Todo eso crea desorden visual, así que quita todas esas cosas innecesarias de tu pared.

Si es una guía de referencia, ponla en tu computador y asigna un atajo de teclado para que la guía aparezca cuando uses ese atajo.

* Despeja el desktop/escritorio de tu computador - Cubriremos como mantener tan minimalista tu computadora como sea posible en el siguiente capítulo.

* Re-examina tu necesidad por el papel - Aunque tu podrías pensar que la forma en que haces las cosas actualmente es necesaria, es posible que puedas hacer cosas digitalmente en vez de usar papel.

Piénsalo bien, y si es posible, elimina el papel hasta donde más puedas. Hacerlo te dará un espacio de trabajo más minimalista.

Más sobre esto en un par de capítulos.

* Elimina herramientas innecesarias - Piensa en cada herramienta que tienes en tu escritorio, en tu área de trabajo, e inclusive en tu oficina:

¿Necesitas una cosedora y perforadora?

¿Necesitas todos esos esferos?

¿Realmente necesitas una máquina de fax?

¿O un scanner?

Tú puedes no tener control sobre todos estos tipos de herramientas, pero si sí tienes control, elimina las herramientas que no necesitas en realidad, tal vez una a la vez.

* Simplifica tus archivos - Como lo mencioné arriba, es innecesario mantener copias en papel de archivos que tienes en tu computador, o a los cuales puedes acceder por Internet.

Guarda copias de respaldo por Internet si te preocupa perder esos archivos.

Tener cosas digitalmente las hace buscables, lo cual es mucho mejor que archivar físicamente. Simplemente archiva, y busca cuando sea necesario.

Si necesitas archivos en papel, mantenlos en orden alfabético y archívalos inmediatamente, de tal forma que no tengas una enorme pila de "a ser archivado".

Una vez cada pocos meses deshazte de archivos innecesarios.

* Mira cada cajón - Un cajón a la vez, saca todo el contenido y elimina todo lo que no se necesite.

Es mucho más agradable usar cajones si puedes abrirlos y ver orden.

Ten un lugar designado para cada objeto dentro de estos y asegúrate de poner cosas de vuelta en ese punto inmediatamente, cada vez.

* Despeja el piso - No debe haber nada en tu piso además de tu escritorio y silla.

Nada de archivos, nada de cajas. ¡Mantenlo despejado!

"Nuestra vida es desperdiciada en detalles... ¡Simplifica, simplifica, simplifica!... Simplicidad de vida y elevación de propósito."
- Henry David Thoreau


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